У складу са чланом 14. став 1. Одлуке о остваривању потреба и интереса младих у областима омладинског сектора на територији Града Новог Сада („Службени лист Града Новог Сада“, бр. 22/19, 35/19 и 15/20), носилац одобреног програма и пројекта дужан је да по завршетку програма и пројекта на прописаним обрасцима достави завршни наративни и финансијски извештај о реализацији програма и пројекта и утрошку средстава у року од 30 дана од дана његовог завршетка.
Наративни извештај о реализацији пројекта чине:
а) Образац извештаја о реализацији пројекта (правилно попуњен, потписан, оверен печатом од стране лица овлашћеног за заступање Носиоца пројекта);
б) Саопштења из медија у вези с пројектом/прес клипинг;
в) Примерак електронских или штампаних публикација насталих у току реализације пројекта, промотивни материјал који је израђен и коришћен у склопу промоције и реализације пројекта;
г) Листа учесника активности, извештаји са обука, фотографије/видео, записници и слично.
Финансијски извештај о реализацији пројекта чине:
а) Сумарна табела за финансијски извештај (правилно попуњену, потписану, оверену печатом од стране лица овлашћеног за заступање Носиоца пројекта);
б) Табела за спецификацију трошкова (правилно попуњену, потписану, оверену печатом од стране лица овлашћеног за заступање Носиоца пројекта);
в) Фотокопија комплетне документације о утрошеним средствима, и то:
– Изводи о стању и променама средстава на подрачуну Управе за трезор,
– Уговори о ангажовању (радном, хонорарном и волонтерском) и ППП-ПД образац или рачуне из омладинске или студентске задруге и упут на рад,
– Фотокопије рачуна.
Неопходно је да сва документа из комплетне документације буду оверена печатом и потписанa од стране лица овлашћеног за заступање носиоца програма/пројекта.
Након достављања уредног Извештаја о реализацији програма/пројекта и његове контроле, меница се враћа заступнику носиоца програма/пројекта, који је дужан да је лично преузме или овласти друго лице за њено преузимање, уз потписивање Изјаве о преузимању менице, а о којем преузимању ће исти бити благовремено обавештен од стране Градске управе за спорт и омладину Града Новог Сада – Канцеларије за младе.